Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)

 Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en ingles (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de sofwatre los procesadores de texto las hojas de clculo , los editores de presentaciones, los clientes de correo electronico etc.

   Objetivo de  la automatización de oficinas.

El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía.

Elementos necesarios para lograr la automatización exitosa de oficinas.

 La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información, el cual varía desde la captura y presentación, hasta la distribución de la misma. A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas propias de una.

Actualizacion de Sofwatere de Oficinas

Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a la empresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos softwares, especiales

 para oficinas:

· Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word.

· Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa así como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro.

Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony.

Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System.

Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y gráficas, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, algunas aplicaciones son:

· · Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Por ejemplo: WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite.

· Utilerías: Paquetes para la recuperación de datos, discos y discos duros, para el respaldo de éstos y el ordenamiento de la información del sistema que se esté utilizando. Por ejemplo: Central Point Pc Tools, Fast text search/Clipper, LAN Support, Mac Tool y The Norton Utilities.

Software de administración: Programa que ayuda a generar inventarios, cuentas por pagar y balances generales, además de las operaciones básicas de la contabilidad. Por ejemplo: Cougar Montain, Dac easy Accounting, Group System, Peachtree Completo y Project for Windows.

· Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.

Impresoras:  Existen distintos sistemas de impresión: matricial, láser e inyección de tinta. En este caso no importa el tamaño de su empresa, las compañías de cómputo están trabajando para ofrecerle la solución adecuada a sus requerimientos.

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Transmisión electrónica

Como se puede observar, la información es uno de los elementos de la oficina que ha adquirido un valor estratégico para las organizaciones y al cual se considera como una verdadera arma competitiva. 

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   Teléfonos: Los teléfonos han sido una herramienta esencial en el mundo de los negocios. En la actualidad existen numerosas opciones que pueden agruparse en dos categorías: teléfonos de oficina y teléfonos celulares.
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   Conmutadores: Si partimos del hecho de que, en la mayor parte de los casos, el conmutador telefónico es el primer contacto que tiene el cliente con su empresa y que, por ende, cada llamada que entra o sale de su compañía es una oportunidad de negocio, reafirmemos que la importancia de los conmutadores de voz en su empresa es vital. La función del conmutador telefónico consiste en compartir los recursos que se tienen a nivel de líneas públicas con las diferentes extensiones.

Hoy en día existen:

· Conmutadores multilínea, que soportan sistemas de hasta 65 teléfonos para brindar atención de llamadas multilínea.

· PBX, conmutadores que soportan desde 30 hasta 10 mil líneas. Este tipo de PBX maneja voz y datos así como conectividad de redes de área local, telefonía inalámbrica y servicios de información para empresas cuyos requerimientos de comunicación pueden variar significativamente.

· Centrales telefónicas, centrales que manejan tráfico de voz mayor a 10 mil líneas telefónicas. Como su nombre lo indica, el objetivo de estos aparatos es centralizar una serie de servicios en los cuales van a estar conectados a equipos multilíneas o PBX.

 Correo de voz: Este es un servicio de mensajería telefónica o de facsímil, por medio del cual se pueden dejar mensajes grabados al titular del aparato, durante las 24 horas del día, los 365 días del año.

El correo de voz:

· Toma mensajes cuando la operadora electrónica encuentra el aparato telefónico ocupado o no es contestado.

· Servicio de agenda

· Servicio de larga distancia en modo remoto

· Almacena cada mensaje con la fecha y la hora en que se recibió

· No tiene límite de apartados telefónicos y de mensajes

 CTI (Computer Telephony Integration; Integración de Telefonía Computacional):

Este sistema telefónico computacional combina su correo de voz y electrónico en una forma que beneficia tanto al usuario final como al administrador del sistema. CTI permite de manera sofisticada la manipulación de las transmisiones de mensajes de voz sobre redes de área local, utilizando los procesos de integración de Netware.

Los tres beneficios más altos de la telefonía computacional en la empresa son:

· 65% de los empleados responden a las preguntas de los llamadores (clientes), con información consistente y correcta.

· 56% de los empleados gana un margen competitivo.

· 48% de los empleados incrementa la productividad del staff por medio de la automatización de funciones.

Correo electrónico: La oficina sin papeles es el ideal de las corporaciones en nuestros días. La tendencia en muchos corporativos, así como oficinas medianas, es eliminar el papel en la mayor parte posible. Parte de este objetivo se puede alcanzar a través de la implantación de la mensajería electrónica, comúnmente conocido como correo electrónico (e-mail).

El e-mail . Esta herramienta es significativamente rápida y económica. Una de las grandes ventajas de la mensajería electrónica es que, además de servir para transferencia de información, también resulta útil para el manejo de equipos de trabajo, mediante la asignación de tareas -sin la necesidad de realizarlas juntas-, lo cual representa un ahorro de tiempo importante.

Fax electrónico: Enviar faxes consume muchas horas hombre. Asimismo, es común que se requiera marcar varias veces para poder enviar el fax, esto también implica tiempo perdido. Estas desventajas se pueden evitar, o por lo menos disminuir, mediante el uso de faxes electrónicos, cuyos componentes son los siguientes:

· Un fax módem, ya sea interno o externo

· Un software para enviar y recibir faxes que utilice el dispositivo anterior

Boletines electrónicos: Esta aplicación funciona como un pizarrón tradicional de boletines (tablero). Se utiliza para mensajes, noticias, anuncios, agendas y otros. La diferencia es que se realiza en un medio electrónico.

Consulta a bases de datos: En los últimos años han sido lanzadas al mercado una serie de herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos históricos en la toma de decisiones. Muchos de estos desarrollos caen bajo el nombre de DataWarehousing.

. La labor del Datawarehousinges resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener información valiosa que ayude en la toma de decisiones.

 Videoconferencia:  Las videoconferencias entre computadoras, en ese sentido, representan una herramienta de trabajo muy útil. Las distancias físicas desaparecen. En lugar de una sala de juntas, se establece una conexión entre estaciones computacionales, y el trabajo se desarrolla normalmente: los participantes emiten opiniones, presentan gráficos, señalan estadísticas, etc.

Ventajas de las videoconferencias en las empresas

*Mercadotecnia. Próximamente todos los vendedores abordarán a los clientes a través de sus computadoras personales. Por otra parte, el cliente puede ver el producto, recibir información concreta y, sobre todo, presenciar el funcionamiento del aparato bajo distintas condiciones.

*Compras. A través de la videoconferencia, una compañía puede comprobar la calidad de las materias primas que adquiere, y planear el tipo de empaque que se requerirá para su transportación marítima, ferroviaria o aérea.

 Multimedia: Se puede decir que multimedia es la acción de transferir información entre la computadora o red y el ser humano, a través de voz, datos y video. Esta tecnología ofrece la posibilidad de contar con comunicación de información en más de una forma, ya que incluye el uso de texto, audio, gráficos y animación de gráficos y video.

EDI: . En términos empresariales EDI es el intercambio electrónico de información entre dos negocios interesados en un formato predeterminado y específico, donde el intercambio será la transacción de unidades básicas de mensajes, los cuales cuentan con estándares de documentos de negocios, como órdenes de compra y factura de clientes.

Redes de valor agregado: Una red de valor agregado se puede definir como aquella que presta servicios adicionales a los básicos de telecomunicaciones, pero sin especializarse en alguno en particular, como por ejemplo, buzones electrónicos, almacenamiento y retransmisión de archivos, EDI, Internet, etcétera.

Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware): Sistemas basados en computadoras que proporcionan un soporte para grupos que intervienen en la ejecución de un mismo trabajo u objetivo, dándoles una interfase a un entorno compartido.

La información como una ventaja competitiva.

La competencia en la participación del mercado saca al frente el nuevo papel estratégico de los sistemas de información, los cuales comienzan a tener un impacto en el entorno competitivo externo y ubican a la tecnología de información en un nuevo rol dentro de la organización.

Los sistemas estratégicos poseen las siguientes características:

1. Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

2. Contribuyen al logro de una meta estratégica.

3.Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

Uno de los aspectos más interesantes a considerar para instrumentar un proyecto de esta naturaleza, es la actitud de las personas hacia los sistemas estratégicos. De tal forma, se les clasifica en: sistemas competitivos, cooperativos y sistemas que modifican el estilo de operación del negocio, que nos permiten tener:

· Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

· Sistemas de soporte para la toma de decisiones

· Sistemas de soporte para las decisiones en grupo

· Sistemas de información ejecutiva

Para poder ubicar a una empresa dentro de un contexto de automatización de oficinas, se han definido las siguientes fases:

 Fase tradicional. Constituye el inicio. Se caracteriza porque existe poco interés por parte del usuario, quien no percibe a la automatización de oficinas como un beneficio para su productividad personal. La considera un gasto y no una inversión.

 Fase transicional. Representa el crecimiento. Una vez que se inicia la instrumentación de nuevas tecnologías, existe un contagio a nivel general y un deseo de ser partícipes del cambio.

¿Cómo comenzar?

Para poder iniciar cualquier proyecto de automatización de oficinas se requiere el apoyo total de un ejecutivo, con el fin de contar con los recursos necesarios y ejercer influencia en la organización con la autoridad necesaria.

Una vez que se han delimitado las estrategias, prioridades y roles, se determina una metodología de trabajo. La última fase es la instrumentación del proyecto, la cual incluye la capacitación a los usuarios en el manejo del sistema. Todo sistema dinámico requiere de una evolución. Los resultados deben mostrar áreas de oportunidad para mejorar, implicando que el sistema (empresa) se mantenga abierta y dinámica a las nuevas demandas del mercado. a estrategia.